Knappe Haushalte, steigende Softwarekosten und der Auftrag, wirtschaftlich zu beschaffen: Für IT-Verantwortliche in der öffentlichen Verwaltung ist gebrauchte Software in der öffentlichen Vergabe zunehmend eine ernstzunehmende Option, keine Ausnahme. Rechtlich ist der Weg frei, entscheidend ist, die vergaberechtlichen Spielregeln zu kennen, von der produktneutralen Ausschreibung bis zur sauberen Dokumentation beim Anbieter.
Warum Gebrauchtsoftware öffentliche Haushalte entlastet
Gebrauchte Volumenlizenzen aus zweiter Hand kosten in der Branche üblicherweise deutlich weniger als Neulizenzen, bei nicht mehr aktiv vertriebenen Vorgängerversionen sind laut gängigen Marktangaben Einsparungen von 60 % und mehr gegenüber dem Neupreis keine Seltenheit. Für Vergabestellen, die ohnehin zu wirtschaftlicher Beschaffung verpflichtet sind, ist das ein direkter Hebel, IT-Budgets zu entlasten, ohne bei Funktionalität oder Rechtssicherheit Abstriche zu machen, sofern die Lizenzen die anerkannten Voraussetzungen des Erschöpfungsgrundsatzes erfüllen.
Gerade Kommunen, Landkreise und Behörden mit angespannten Haushalten stehen häufig vor derselben Situation: Auslaufende Softwareversionen müssen ersetzt werden, ohne dass zusätzliche Mittel bereitstehen. Eine funktional gleichwertige, gebrauchte Volumenlizenz erfüllt denselben Zweck wie eine Neulizenz, zu einem Bruchteil der Kosten, und lässt sich ohne Qualitätseinbußen in bestehende IT-Umgebungen integrieren. Der eingesparte Betrag steht dann für andere IT-Vorhaben zur Verfügung, etwa für Sicherheitsmaßnahmen oder überfällige Hardware-Erneuerungen.
Zulässigkeit: Das Gebot der produktneutralen Ausschreibung
Nach § 31 Abs. 6 VgV (oberschwellig) beziehungsweise § 23 UVgO (unterschwellig) dürfen öffentliche Auftraggeber in der Leistungsbeschreibung grundsätzlich nicht auf bestimmte Hersteller, Marken oder Typen verweisen, wenn dadurch einzelne Unternehmen bevorzugt oder ausgeschlossen werden. Genau das war Gegenstand eines vielzitierten Falls: Die Vergabekammer Münster verpflichtete den Kreis Steinfurt 2016 (Az. VK 1-2/16), eine Ausschreibung über rund 1.500 Microsoft-Office-Lizenzen neu durchzuführen, weil er gebrauchte Software ausdrücklich ausgeschlossen und die Vergabe faktisch auf Microsoft-Lizenzpartner beschränkt hatte. Die Begründung der Kammer war eindeutig: Eine gebrauchte Lizenz ist von einer neuen Lizenz funktional nicht zu unterscheiden. Die rechtliche Grundlage dafür liefert der EuGH mit dem UsedSoft-Urteil (C-128/11), mehr dazu in unserem Artikel zum Erschöpfungsgrundsatz bei Software. Für Vergabestellen bedeutet der Beschluss in der Praxis: Eine Formulierung wie „Neulizenzen ausschließlich vom Originalhersteller" in der Leistungsbeschreibung ist regelmäßig unzulässig, sofern der eigentliche Bedarf, etwa eine bestimmte Office-Funktionalität, auch mit einer gebrauchten Lizenz gedeckt werden kann. Zulässig bleibt es dagegen, technische Mindestanforderungen zu definieren, Version, Edition, Aktualität des Supports, solange diese nicht faktisch auf einen einzigen Anbieterkreis zielen.
Direktauftrag und Wertgrenzen: Wann Sie ohne Ausschreibung kaufen dürfen
Oberhalb der EU-Schwellenwerte ist ein förmliches, EU-weites Vergabeverfahren Pflicht, aktuell (2026/2027) liegt dieser Wert für klassische öffentliche Auftraggeber bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen bei 216.000 € netto, für Sektorenauftraggeber bei 432.000 €. Deutlich darunter greifen die nationalen Direktauftragsgrenzen: Auf Bundesebene sind Direktaufträge nach UVgO derzeit bis 15.000 € netto ohne förmliches Vergabeverfahren zulässig. Die Bundesländer setzen eigene Wertgrenzen, die sich zuletzt mehrfach verändert haben, prüfen Sie deshalb vor jeder Beschaffung die aktuell gültige Wertgrenze Ihres Bundeslandes. Für einen typischen Bedarf, etwa den Austausch von Office-Lizenzen an einigen Dutzend Arbeitsplätzen, liegt der Beschaffungswert bei gebrauchter Software regelmäßig unterhalb der Direktauftragsgrenze und lässt sich damit formlos und schnell abwickeln.
| Ebene | Wertgrenze (netto) | Bemerkung |
|---|---|---|
| Direktauftrag Bund (UVgO) | bis 15.000 € | Ohne förmliches Vergabeverfahren, befristete Erhöhung, gilt vorerst bis spätestens 31.12.2027 |
| Direktauftrag Länder/Kommunen | je nach Bundesland | Eigene Wertgrenzen, aktuellen Stand vor jeder Beschaffung prüfen |
| EU-Schwellenwert, klassische Auftraggeber | 216.000 € | Gültig 2026/2027, oberhalb ist EU-weite Ausschreibung Pflicht |
| EU-Schwellenwert, Sektorenauftraggeber | 432.000 € | Energie-, Wasser- und Verkehrsversorger |
Zwischen der Direktauftragsgrenze und dem EU-Schwellenwert liegt der Bereich der nationalen Unterschwellenvergabe, hier verlangen die Vergabeordnungen der Länder in der Regel ein vereinfachtes Verfahren, etwa eine Verhandlungsvergabe mit wenigen Angeboten, aber kein vollständiges EU-Verfahren. Auch in diesem Bereich gilt das Gebot der produktneutralen Ausschreibung uneingeschränkt.
Worauf Sie bei der Anbieterauswahl achten sollten
Der vergaberechtliche Rahmen erlaubt gebrauchte Software, die eigentliche Sorgfaltspflicht liegt bei der Anbieterauswahl:
- Rechtekette-Dokumentation: Nachweis, dass die Lizenz ursprünglich im EWR gegen Entgelt und unbefristet erworben wurde.
- Unbrauchbarmachung beim Vorbesitzer: Eine unterzeichnete Löscherklärung ist Pflichtbestandteil einer seriösen Übertragung.
- Festpreise statt vager Angebote: Transparente, prüfbare Preisbildung erleichtert die vergaberechtlich saubere Dokumentation des Beschaffungsvorgangs.
- Herkunftsnachweis je Lizenz: Lückenlose Belege für jeden Zwischenverkauf, damit die Erschöpfung im Zweifel nachweisbar ist, wie unser Artikel zum Microsoft-Lizenzaudit vertieft.
- Vergleichbarkeit der Angebote: Fordern Sie bei mehreren Anbietern dieselben Angaben zu Version, Edition und Dokumentationsumfang an, so bleibt der Vergabevermerk nachvollziehbar und die Wirtschaftlichkeitsprüfung belastbar.
Diese Punkte sind kein zusätzlicher Verwaltungsaufwand, sondern spiegeln lediglich das, was Vergabestellen ohnehin bei jeder Beschaffung dokumentieren, wer geliefert hat, was geliefert wurde und auf welcher Rechtsgrundlage. Bei gebrauchter Software kommt als zusätzlicher Punkt die Nachweiskette der Erschöpfung hinzu, mehr aber auch nicht.
Beispiel: Eine Kommunalverwaltung mit 25 Arbeitsplätzen
Vereinfachtes Beispiel, alle Beträge sind gerundete Richtwerte.
Eine Kommunalverwaltung mit 25 Arbeitsplätzen möchte veraltete Office-Installationen ersetzen. Gebrauchte Office-2021-Professional-Plus-Lizenzen kosten ca. 126,40 € netto pro Platz (Stand August 2026, Lyzio-Richtpreis), in Summe rund 3.160 € für alle 25 Arbeitsplätze. Dieser Betrag liegt deutlich unterhalb der Direktauftragsgrenze auf Bundesebene und in aller Regel auch unterhalb der jeweiligen landesrechtlichen Wertgrenze, ein förmliches Vergabeverfahren ist damit regelmäßig nicht erforderlich. Die Verwaltung kann direkt beim Anbieter beschaffen, vorausgesetzt, dieser legt die vollständige Rechtekette-Dokumentation vor, und dokumentiert den Vorgang intern entsprechend der geltenden Vergabegrundsätze. Selbst wenn die Verwaltung stattdessen Neulizenzen zum Vergleich einholt, bleibt der Kostenunterschied deutlich, ein Argument, das sich in jedem Vergabevermerk sauber begründen lässt, gerade weil es sich auf nachweisbare, produktneutrale Kriterien stützt und nicht auf eine pauschale Herstellerpräferenz.
Fazit
Gebrauchte Software gehört rechtlich in jede produktneutrale Ausschreibung, ihr Ausschluss ist der eigentliche Vergaberechtsverstoß, nicht ihre Beschaffung. Wer die Wertgrenzen seines Bundeslandes kennt und bei der Anbieterauswahl auf eine lückenlose Rechtekette achtet, entlastet den Haushalt, ohne vergaberechtliches Risiko einzugehen. Der Fall Kreis Steinfurt zeigt zudem, dass die umgekehrte Fehlerrichtung, der pauschale Ausschluss von Gebrauchtsoftware, das eigentliche Risiko für Vergabestellen darstellt, nicht ihre sorgfältig dokumentierte Einbeziehung.