Sobald ein Unternehmen mehrere Standorte oder Tochtergesellschaften umfasst, wird die Lizenzierung Unternehmensgruppe zu einer eigenen Disziplin: Wer beschafft zentral, wer dezentral, und was passiert mit Lizenzen, die an einem Standort frei werden, während ein anderer Standort Bedarf hat? Microsoft-Volumenlizenzverträge sehen die Einbeziehung verbundener Unternehmen strukturell vor, regeln die Details aber unterschiedlich je nach Vertragsart und Produkt. Dieser Ratgeber ordnet ein, was Volumenlizenzverträge dazu vorsehen, und zeigt die wirtschaftlichen Weichenstellungen zwischen zentraler und dezentraler Beschaffung.
Lizenzierung Unternehmensgruppe: EA und MPSA im Vergleich
Im Enterprise Agreement (EA) bildet ein sogenannter Enrolled Affiliate zusammen mit von ihm ausgewählten weiteren Affiliates das „Enterprise", das gemeinsam über eine Enrollment Lizenzen bestellt. Diese Struktur ist speziell dafür ausgelegt, dass eine Konzernmutter oder ein zentraler Vertragspartner mehrere verbundene Unternehmen unter einem gemeinsamen Vertragsrahmen bündelt. Für Unternehmensgruppen mit einheitlicher IT-Strategie und größerem Lizenzvolumen ist das der strukturell vorgesehene Weg, Beschaffung und Vertragskonditionen konzernweit zu bündeln, meist verbunden mit einer mehrjährigen Laufzeit und organisationsweiten Mindestabnahme.
Auch das transaktionale MPSA-Programm berücksichtigt Konzernstrukturen ausdrücklich: Ein aktiver MPSA-Vertrag und aktive Produktpools müssen vorliegen, damit ein Kunde oder eines seiner Affiliates darüber Bestellungen abwickeln kann. Verbundene Unternehmen können damit über den gemeinsamen Vertrag eigene Bestellkonten führen, etwa getrennt nach Konzerngesellschaften oder Geschäftsbereichen, ohne dass jede Gesellschaft einen komplett eigenständigen Lizenzvertrag benötigt. Anders als beim EA verzichtet MPSA dabei auf eine organisationsweite Mindestabnahmeverpflichtung, was gerade Unternehmensgruppen mit unterschiedlich großen Tochtergesellschaften mehr Flexibilität bei der Bestellmenge je Konzerneinheit verschafft. Mehr zum MPSA-Programm selbst und seiner aktuellen Einordnung lesen Sie in unserem separaten Ratgeber zum Microsoft MPSA.
Wichtige Einschränkung: Nutzungsrechte bleiben produktabhängig
So klar die Vertragsstrukturen von EA und MPSA die Einbeziehung verbundener Unternehmen vorsehen, so wichtig ist eine Einschränkung: Die genauen Nutzungsrechte einzelner erworbener Lizenzen durch Konzerngesellschaften richten sich nach den produktspezifischen Product Terms, nicht nach einer pauschalen Konzernklausel. Die allgemeinen „Universal License Terms" für sämtliche Software enthalten keine pauschale Freigabe der Nutzung durch Dritte oder Konzerngesellschaften außerhalb der outsourcing-spezifischen Regelungen. Für die Praxis bedeutet das: Ob eine konkrete Lizenz von mehreren Konzerngesellschaften gemeinsam genutzt werden darf, muss anhand der Product Terms des jeweiligen Produkts geprüft werden, statt pauschal unterstellt zu werden.
Zentrale versus dezentrale Beschaffung
Zentrale Beschaffung durch eine Konzerneinheit erleichtert den Überblick über den gesamten Lizenzbestand, kann bei größeren Stückzahlen Mengeneffekte nutzen und vereinfacht die konzernweite Bestandskonsolidierung erheblich, weil alle Beschaffungsvorgänge an einer Stelle zusammenlaufen. Dezentrale Beschaffung durch einzelne Standorte oder Tochtergesellschaften bietet dagegen mehr Flexibilität bei unterschiedlichem lokalem Bedarf und kürzere Entscheidungswege, erschwert aber ohne begleitende zentrale Dokumentation schnell den konzernweiten Überblick. Viele Unternehmensgruppen kombinieren beides: strategische Rahmenverträge zentral, operative Einzelbestellungen dezentral nach klaren Vorgaben.
Bestandskonsolidierung: die Grundlage jeder Entscheidung
Unabhängig davon, ob zentral oder dezentral beschafft wird, ist eine konzernweite Bestandskonsolidierung die Voraussetzung dafür, informierte Entscheidungen zu treffen. Nur mit einem aktuellen Überblick über vorhandene Lizenzen je Standort lässt sich erkennen, ob ein Standort überlizenziert ist, während ein anderer nachkaufen muss. In der Praxis scheitert eine solche Konsolidierung häufig nicht an fehlendem Willen, sondern an historisch gewachsenen, uneinheitlichen Beschaffungswegen einzelner Tochtergesellschaften, deren Bestellhistorie nie zentral zusammengeführt wurde. Eine einmalige Bereinigung schafft hier die Grundlage, auf der sich anschließend laufend aktuelle Bestände pflegen lassen. Wie eine solche gruppenweite Bestandsaufnahme in der Praxis aufgebaut wird, beschreibt unser Ratgeber zum Lizenzmanagement im Mittelstand.
Frei werdende Lizenzen: konzernintern weiterverwenden oder verkaufen
Wird an einem Standort eine Softwareversion abgelöst oder eine Betriebsstätte geschlossen, stellt sich regelmäßig die Frage, was mit den frei werdenden Lizenzen geschieht. Sofern es die produktspezifischen Nutzungsbedingungen zulassen, lassen sich Lizenzen innerhalb der Gruppe an anderer Stelle weiterverwenden, etwa an einem wachsenden Standort mit zusätzlichem Bedarf. Ist konzernintern kein Bedarf vorhanden, bleibt auf Basis des Erschöpfungsgrundsatzes der Verkauf als gebrauchte Lizenz eine wirtschaftliche Alternative, statt die Lizenz ungenutzt verfallen zu lassen. Details zur rechtlich zulässigen Aufteilung und Weitergabe einzelner Lizenzen aus einem Bestand behandelt unser Ratgeber zur Sublizenzierung gebrauchter Software.
Fazit: Struktur vorhanden, Details produktabhängig
Die Lizenzierung Unternehmensgruppe ist in den gängigen Microsoft-Volumenlizenzprogrammen strukturell vorgesehen, sowohl im Enterprise Agreement als auch im MPSA-Programm. Die konkreten Nutzungsrechte einzelner Lizenzen bleiben dabei jedoch produktabhängig und sollten vor einer konzernweiten Umsetzung anhand der jeweiligen Product Terms geprüft werden. Wirtschaftlich lohnt sich in jedem Fall zunächst eine saubere Bestandskonsolidierung, bevor über zentrale Beschaffung, interne Weiterverwendung oder den Verkauf frei werdender Lizenzen entschieden wird.