Bei einer Softwarelizenzen Due Diligence geht es aus Käufersicht um zwei Fragen zugleich: Was ist das Lizenzportfolio des Zielunternehmens wirklich wert, und welche Haftungsrisiken übernimmt der Käufer mit dem Kauf. Beide Fragen lassen sich nur beantworten, wenn der Lizenzbestand vor Vertragsunterzeichnung systematisch geprüft wird, nicht erst danach. Dieser Ratgeber zeigt das Prüfprogramm aus Käufersicht.
Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Lassen Sie die Vertragsgestaltung und Gewährleistungsklauseln durch einen auf M&A und IT-Recht spezialisierten Anwalt prüfen.
Warum Softwarelizenzen bei der Due Diligence oft unterschätzt werden
Im Vergleich zu Immobilien, Maschinen oder Finanzkennzahlen wirkt der Softwarelizenzbestand auf den ersten Blick wie ein Nebenaspekt der Due Diligence. Tatsächlich verbergen sich hier zwei handfeste wirtschaftliche Risiken: Eine Unterlizenzierung, die dem Käufer nach Übernahme als eigene Haftung zufällt, sobald ein Hersteller ein Audit einleitet, und eine unvollständige Dokumentation, die den tatsächlichen Wert des Lizenzbestands verschleiert. Beides lässt sich vor Abschluss klären, danach nur noch mit deutlich höherem Aufwand und ohne Verhandlungsmacht gegenüber dem Verkäufer. Gerade bei inhabergeführten Zielunternehmen mit gewachsener IT-Landschaft ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Lizenzen über Jahre von unterschiedlichen Personen beschafft wurden, ohne dass eine zentrale Übersicht gepflegt wurde. Für den Käufer bedeutet das: Eine Aussage des Verkäufers, „die Software ist alles lizenziert", ersetzt keine eigene Prüfung.
Das Prüfprogramm in fünf Schritten
Ein strukturiertes Vorgehen reduziert das Risiko, wesentliche Lücken zu übersehen. Die folgende Tabelle zeigt die fünf Prüfschritte in der Reihenfolge, in der sie sich in der Praxis sinnvoll abarbeiten lassen.
| Schritt | Was zu prüfen ist |
|---|---|
| 1. Lizenzinventar anfordern | Vollständige Liste aller eingesetzten Softwareprodukte, Versionen, Stückzahlen und Zuordnung zu Arbeitsplätzen oder Servern |
| 2. Nachweise und Rechtekette prüfen | Kaufbelege, Rechnungen und bei gebraucht erworbenen Lizenzen die lückenlose Übertragungskette bis zum Ersterwerb |
| 3. Unter- und Überlizenzierung bewerten | Abgleich zwischen tatsächlichem Einsatz und vorhandenen Lizenzen je Produkt, getrennt nach Fehlmengen und Überschuss |
| 4. Audit-Risiken einpreisen | Einschätzung, ob und in welcher Höhe bei einem Hersteller-Audit Nachlizenzierungskosten drohen könnten |
| 5. Gewährleistungen im Kaufvertrag verankern | Vertragliche Zusicherungen des Verkäufers zu Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit des Lizenzbestands |
Je größer das Zielunternehmen und je heterogener die IT-Landschaft über Jahre gewachsen ist, desto wichtiger wird eine strukturierte Lizenz-Bestandsanalyse als Ausgangspunkt für diese fünf Schritte, statt sich allein auf Aussagen des Verkäufers zu verlassen. In der Praxis empfiehlt es sich, die fünf Schritte nicht strikt nacheinander, sondern mit Vorlauf parallel zu den übrigen Due-Diligence-Workstreams zu bearbeiten, damit belastbare Ergebnisse rechtzeitig vor der finalen Kaufpreisverhandlung vorliegen und nicht erst kurz vor Signing nachgereicht werden müssen.
Unterlizenzierung und Überlizenzierung als Kaufpreisfaktor
Beide Abweichungen wirken sich unmittelbar auf die Bewertung aus, allerdings in entgegengesetzte Richtungen. Eine Unterlizenzierung, also mehr eingesetzte Software als lizenziert, ist eine potenzielle Nachforderung und gehört als Risikoposition in die Kaufpreisverhandlung, im Zweifel als Abzug oder als Gewährleistungsvorbehalt. Eine Überlizenzierung dagegen, also mehr Lizenzen als tatsächlich genutzt, stellt einen realisierbaren Vermögenswert dar. Solche überzähligen Lizenzen lassen sich nach Übernahme identifizieren und weiterverkaufen, wie unser separater Ratgeber zum Erkennen von Überlizenzierung im Detail zeigt. Für die Kaufpreisfindung gilt: Ohne belastbares Lizenzinventar bleibt diese Bewertung reine Schätzung.
Ein Beispiel aus der Praxis: Bei einem mittelständischen Zielunternehmen mit rund 40 Arbeitsplätzen zeigt die Due Diligence, dass für einen Teil der eingesetzten Windows-Server- und Office-Installationen keine durchgängigen Kaufnachweise vorliegen, während gleichzeitig mehrere ältere Project- und Visio-Lizenzen ungenutzt auf Vorrat liegen. Die fehlenden Nachweise fließen als Risikoposition in die Kaufpreisverhandlung ein, die ungenutzten Lizenzen dagegen als realisierbarer Wert, den der Käufer nach Übernahme etwa über einen Rückkauf zu marktüblichen Restwerten verwerten kann. Genau dieses Zusammenspiel aus Risiko und Wert macht eine saubere Lizenzprüfung vor Vertragsunterzeichnung wirtschaftlich relevant, nicht nur juristisch sauber.
Gewährleistungen und Garantien im Kaufvertrag verankern
Selbst eine sorgfältige Due Diligence deckt nicht jedes Detail auf, insbesondere wenn die Dokumentation des Zielunternehmens historisch gewachsen und lückenhaft ist. Deshalb gehören Gewährleistungen zum Lizenzbestand in den Kaufvertrag: Zusicherungen des Verkäufers zur Vollständigkeit der übergebenen Nachweise, zum Fehlen bekannter Unterlizenzierung und zur Rechtekette bei gebraucht erworbenen Lizenzen. Die konkrete Formulierung solcher Klauseln ist Aufgabe des begleitenden Anwalts, nicht Gegenstand dieses Ratgebers, sie sollte aber grundsätzlich Teil jeder Softwarelizenzen-Due-Diligence sein und nicht dem allgemeinen Gewährleistungskatalog des Unternehmenskaufvertrags überlassen bleiben. Ergänzend empfiehlt sich in vielen Transaktionen eine Freistellungsklausel für den Fall, dass ein Hersteller innerhalb einer bestimmten Frist nach Closing ein Audit einleitet und dabei Sachverhalte aufdeckt, die bereits vor der Übernahme angelegt waren. So bleibt das wirtschaftliche Risiko dort, wo es historisch entstanden ist, auch wenn es sich erst nach der Transaktion materialisiert.
Abgrenzung: Due Diligence vor Abschluss, Nachbereitung danach
Dieser Ratgeber behandelt bewusst die Käuferperspektive vor Vertragsunterzeichnung. Was nach dem Closing zu tun ist, etwa wenn sich im Zuge der Transaktion Firmenname oder Rechtsform ändern, ordnet unser separater Ratgeber zu Lizenzen bei Umfirmierung und M&A ein. Beide Beiträge greifen ineinander, decken aber unterschiedliche Phasen der Transaktion ab, und wer beide Perspektiven kennt, ist sowohl beim Signing als auch in den ersten Monaten danach auf der sicheren Seite.
Fazit: Prüfen vor Unterschrift zahlt sich aus
Softwarelizenzen sind bei der Due Diligence weder ein reiner Formalposten noch ein rein technisches Thema, sondern ein Faktor mit direkter Kaufpreisrelevanz. Wer das Lizenzinventar früh anfordert, Nachweise und Audit-Risiken systematisch bewertet und Unterlizenzierung vertraglich absichert, verhandelt aus einer deutlich stärkeren Position. Lyzio unterstützt Käufer mit einer strukturierten Bestandsanalyse und übernimmt nach Abschluss identifizierte Überschusslizenzen zum geprüften Ankauf, sodass sich der ermittelte Wert des Lizenzbestands tatsächlich realisieren lässt statt nur auf dem Papier zu stehen.