Seit dem 1. Juli 2026 gilt für öffentliche Auftraggeber des Bundes dauerhaft eine neue Wertgrenze: Ein Direktauftrag für Software bis 50.000 Euro netto ist ohne förmliches Vergabeverfahren möglich. Für IT-Verantwortliche in Behörden eröffnet das spürbaren Spielraum bei der Beschaffung von Microsoft-Lizenzen, ersetzt aber nicht die Pflicht zu wirtschaftlichem Handeln und sauberer Dokumentation. Dieser Ratgeber zeigt den Ablauf, die nötigen Nachweise und einen konkreten Warenkorb unterhalb der Grenze, damit die neue Wertgrenze in der täglichen Beschaffungspraxis auch tatsächlich genutzt wird.
Direktauftrag Software: Die 50.000-Euro-Grenze des Bundes
Unterhalb der EU-Schwellenwerte richtet sich die Beschaffung des Bundes nach der Unterschwellenvergabeordnung, ergänzend nach § 31 Abs. 6 VgV. Danach dürfen Aufträge des Bundes bis zu einem Nettowert von 50.000 Euro als Direktauftrag vergeben werden, also ohne Ausschreibung, ohne Teilnahmewettbewerb und ohne die sonst üblichen Fristen. Diese Grenze gilt einheitlich für Liefer- und Dienstleistungen, damit auch für den Kauf von Software und Lizenzen. Oberhalb von 50.000 Euro greifen die vereinfachten, aber weiterhin förmlichen Verfahren unterhalb der EU-Schwellenwerte, ab 432.000 Euro netto bei Liefer- und Dienstleistungen (Stand 2026) wird eine EU-weite Ausschreibung erforderlich. Zwischen diesen beiden Marken liegt ein deutlich größerer Beschaffungsraum, als viele Verantwortliche annehmen.
So läuft ein Direktauftrag für Software ab
Ein Direktauftrag verzichtet auf das förmliche Verfahren, nicht aber auf eine geordnete Vorgehensweise. In der Praxis bedeutet das: Bedarf konkretisieren, einen oder mehrere Anbieter ansprechen, Angebot einholen und die Bestellung auslösen, ohne die Fristen und Formvorgaben eines Vergabeverfahrens einhalten zu müssen. Gegenüber einer förmlichen Ausschreibung mit Bekanntmachung, Angebotsfrist und Zuschlagsentscheidung verkürzt sich der gesamte Beschaffungsvorgang dadurch oft von mehreren Wochen auf wenige Tage, was gerade bei kurzfristigem Bedarf, etwa dem plötzlichen Ausfall einer Lizenz oder einem befristeten Restbudget, entscheidend sein kann. Wichtig ist dabei, Beschaffungen nicht künstlich aufzuteilen, um mehrere Direktaufträge unterhalb der Grenze zu konstruieren, wo tatsächlich ein einheitlicher Bedarf vorliegt. Auch ohne förmliches Verfahren bleibt zudem das Wirtschaftlichkeitsgebot verbindlich: Der Auftraggeber muss weiterhin ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis sicherstellen und dies nachvollziehbar belegen können.
Dokumentationspflicht: Das Wirtschaftlichkeitsgebot ernst nehmen
Auch ein formfreier Direktauftrag verlangt eine kurze, aber belastbare Begründung: warum dieser Anbieter, warum dieser Preis. In der Praxis reicht dafür häufig ein kurzer Vermerk mit Marktvergleich oder ein Preisspiegel, der zeigt, dass die gewählte Lösung wirtschaftlich war. Sinnvoll ist es, das eingeholte Angebot, den kurzen Preisvergleich und den internen Freigabevermerk gemeinsam in der Vergabeakte abzulegen, auch wenn kein förmliches Verfahren vorgeschrieben ist. Gebrauchte Microsoft-Lizenzen bieten hier einen Vorteil: Der Preisunterschied zur aktuellen Microsoft-Listenpreisliste lässt sich direkt und nachvollziehbar dokumentieren, häufig mit einer Ersparnis von bis zu 80 Prozent gegenüber dem Neupreis. Diese Nachvollziehbarkeit erleichtert die spätere Prüfung durch Innenrevision oder Rechnungshof erheblich, auch ohne dass ein förmliches Vergabeverfahren durchlaufen wurde.
Beispiel-Warenkorb: 200 Office-Arbeitsplätze unter der Grenze
Eine Behörde mit 200 Arbeitsplätzen plant, die Office-Ausstattung zu erneuern und gleichzeitig Zugriffslizenzen für einen zentralen Anwendungsserver nachzurüsten. Die folgende Tabelle zeigt einen möglichen Warenkorb, alle Preise netto (Preisliste Stand September 2026, netto).
| Position | Menge | Preis netto/Stück | Summe netto |
|---|---|---|---|
| Microsoft Office LTSC 2021 Standard | 200 | 120,00 € | 24.000,00 € |
| Microsoft Windows Server 2022 User CAL | 200 | 22,40 € | 4.480,00 € |
| Summe | 28.480,00 € |
Mit 28.480 Euro netto bleibt dieser Warenkorb deutlich unter der 50.000-Euro-Grenze und lässt sogar noch Spielraum von rund 21.520 Euro für weitere Beschaffungen im selben Haushaltsjahr. Wer stattdessen die Professional-Plus-Edition benötigt, kann die Rechnung mit dem entsprechenden Listenpreis der Lyzio-Preisliste selbst nachvollziehen.
Landesgrenzen unterscheiden sich und die Abgrenzung zu größeren Vergaben
Die 50.000-Euro-Grenze gilt für Auftraggeber des Bundes. Länder und Kommunen legen ihre eigenen Wertgrenzen für Direktaufträge fest, die von der Bundesregelung abweichen können, in beide Richtungen. Vor jeder Beschaffung lohnt sich deshalb ein Blick in die für die eigene Behörde geltende Landesregelung, statt die Bundesgrenze unbesehen zu übernehmen. Oberhalb der jeweiligen Direktauftragsgrenze und bis zum EU-Schwellenwert bleibt zudem die Pflicht zur produktneutralen Ausschreibung bestehen: Leistungsbeschreibungen dürfen den Zweitmarkt für gebrauchte Lizenzen nicht durch unnötig markenspezifische Formulierungen ausschließen. Für den vergaberechtlichen Rechtsrahmen rund um gebrauchte Software insgesamt, einschließlich dieser produktneutralen Ausschreibung, lohnt sich der Blick in unseren Ratgeber zur öffentlichen Vergabe von Gebrauchtsoftware. Wer den Direktauftrag gezielt zum Jahresende nutzen möchte, findet ergänzend unseren Ratgeber zum IT-Budget zum Jahresende in Behörden. Bei Lyzio erhalten Behörden geprüfte Microsoft-Lizenzen mit vollständiger Dokumentation, die sich direkt in die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung einbinden lässt und den internen Freigabeprozess spürbar beschleunigt.