Wer jetzt im Herbst IT-Budget 2027 planen muss, trifft auf eine ungewöhnliche Häufung von Kostentreibern: eine bereits umgesetzte Microsoft-365-Preisrunde, spürbar teurere CAL-Suiten, ein neues Abo-Modell für Windows-Server-Patches und ein Support-Ende, das eine Migration erzwingt. Die meisten Unternehmen legen ihre Budgets für das Folgejahr im vierten Quartal fest, genau die Zeit, in der wir uns gerade befinden. Dieser Ratgeber ordnet die belegten Kostentreiber ein und zeigt konkrete Spar-Hebel, mit denen sich das Software-Budget 2027 realistisch kalkulieren lässt.
Warum das Budget 2027 jetzt entsteht
IT-Budgets für das kommende Geschäftsjahr werden in den meisten mittelständischen Unternehmen zwischen September und November festgezurrt, damit Beschaffung, Vertragskündigungen und Umstellungen rechtzeitig vor Jahreswechsel angestoßen werden können. Wer die Softwarekosten für 2027 erst im Januar plant, hat mehrere der unten genannten Stichtage bereits verpasst und muss kurzfristig nachbudgetieren, meist zu schlechteren Konditionen. Eine realistische Kalkulation jetzt im Herbst spart im Frühjahr Diskussionen über Nachtragshaushalte.
Kostentreiber 2026/2027 mit belegten Zahlen
Vier Entwicklungen lassen sich mit konkreten Daten und Prozentwerten unterlegen und gehören deshalb fest in jede Budgetkalkulation:
- Microsoft-365-Preisrunde zum 1. Juli 2026: Microsoft hat die Preise mehrerer M365- und Office-365-Pläne angehoben, etwa Office 365 E3 von 23 auf 26 US-Dollar (+13 %), Microsoft 365 Business Basic von 6 auf 7 US-Dollar (+16 %) und Business Standard von 12,50 auf 14 US-Dollar (+12 %) je Nutzer und Monat. Wer M365-Abos im Bestand hat, sollte diese höheren Laufzeitkosten für 2027 bereits einkalkulieren.
- CAL-Suiten-Erhöhung zum 1. August 2025: Die Core CAL Suite verteuerte sich um rund 15 %, die Enterprise CAL Suite um bis zu 20 %. Betroffen sind ausschließlich Neulizenzen, gebrauchte Bestandslizenzen im Zweitmarkt bleiben von dieser Erhöhung unberührt.
- Windows-Server-Hotpatching als Abo: Für Windows Server 2025 ist Hotpatching seit dem 1. Juli 2025 kostenpflichtig, 1,50 US-Dollar pro CPU-Core und Monat. Ein 32-Core-Server kostet damit rund 48 US-Dollar monatlich beziehungsweise 576 US-Dollar jährlich zusätzlich, sofern Hotpatching genutzt werden soll.
- Office LTSC 2021 Support-Ende am 13. Oktober 2026: Danach gibt es keine Sicherheitsupdates mehr, ein ESU-Programm wie bei Windows 10 existiert für Office nicht. Wer Office 2021 im Einsatz hat, muss bis dahin migriert haben, dieser Schritt gehört zwingend ins Budget 2027 beziehungsweise sollte bereits jetzt eingeplant werden.
Alle vier Punkte zusammen erklären, warum viele IT-Budgets für 2027 spürbar höher ausfallen als noch im Vorjahr, wenn ausschließlich mit Abonnements und Neulizenzen kalkuliert wird.
Vier Spar-Hebel für ein realistisches Budget
Den Kostentreibern stehen vier strukturelle Hebel gegenüber, mit denen sich das Budget 2027 spürbar entlasten lässt, ohne an der falschen Stelle zu sparen.
1. Bestandsanalyse vor jeder Neubeschaffung
Bevor neue Lizenzen budgetiert werden, lohnt sich der Blick auf den vorhandenen Bestand. Ungenutzte Lizenzen, sogenannte Shelfware, lassen sich für anstehende Migrationen weiterverwenden oder abbauen. Eine strukturierte Lizenz-Bestandsanalyse zeigt, wo tatsächlich Bedarf besteht, unser Ratgeber zum Thema Überlizenzierung erkennen beschreibt die typischen Warnsignale im Detail.
2. Gebrauchte Kauflizenzen für stabile Arbeitsplätze
Für Arbeitsplätze mit gleichbleibenden Anforderungen, etwa Sachbearbeitung, Verwaltung oder Produktion, ist ein laufendes Abonnement selten nötig. Eine gebrauchte Kauflizenz Office 2024 Standard kostet bei Lyzio netto 229 € gegenüber einer Microsoft-Neupreis-Referenz von 499 € (Preisliste Stand August 2026, netto) und fällt danach nicht mehr als laufende Position im Budget an.
3. Alt-Lizenzen verkaufen statt liegen lassen
Lizenzen, die durch eine Migration frei werden, etwa im Zuge des Office-2021-Umstiegs, lassen sich verkaufen statt ungenutzt zu verfallen. Lyzio kauft geeignete Bestandslizenzen zu einem Rückkauf-Restwert von rund 30 % an, Details dazu im Ratgeber Softwarelizenzen verkaufen sowie auf der Seite Lizenzen verkaufen. Dieser Erlös reduziert das Netto-Budget für die Neubeschaffung direkt.
4. Abo nur, wo es sich wirklich lohnt
Für Teams mit häufigem Funktionswechsel, Cloud-Zusammenarbeit oder starkem Wachstum bleibt ein Abonnement sinnvoll. Für stabile Arbeitsplätze ohne diesen Bedarf erzeugt ein Abo dagegen wiederkehrende Kosten ohne zusätzlichen Nutzen. Maßgeblich für die Entscheidung ist nicht der Einzelpreis, sondern die Gesamtbetriebskosten (TCO) über die geplante Nutzungsdauer. Eine hybride Aufstellung aus Kauflizenzen und gezielten Abos ist für die meisten Mittelständler die wirtschaftlichste Lösung.
Beispielrechnung: Software-Budget für 25 Mitarbeiter
Die folgende Tabelle zeigt eine vereinfachte Budgetplanung für ein Unternehmen mit 25 Arbeitsplätzen, die auf stabile Bürotätigkeiten ausgelegt sind. Alle Lyzio-Preise netto, Preisliste Stand August 2026.
| Posten | Ansatz | Kosten für 25 Arbeitsplätze |
|---|---|---|
| Office-Ausstattung | 25 × Office 2024 Standard, gebraucht (229 €) | 5.725,00 € |
| Windows-Client-Upgrade | 25 × Windows 10 Enterprise Upgrade LTSC 2021, gebraucht (30,40 €) | 760,00 € |
| Verkaufserlös Alt-Lizenzen | Rückkauf ausgemusterter Bestandslizenzen (ca. 30 % Restwert, Schätzung anhand Bestandsanalyse) | abzgl. individueller Betrag |
| M365-Abo für Vertrieb/Geschäftsführung | 5 Nutzer Business Standard, Preisstand Juli 2026 (14 USD/Monat) | laufend, wechselkursabhängig |
Schon der Vergleich der beiden festen Posten zeigt: Eine vollständige Büro-Ausstattung mit gebrauchten Kauflizenzen für 25 Arbeitsplätze liegt bei rund 6.485 € einmalig, ohne laufende Folgekosten. Ein reines Abo-Modell für dieselbe Nutzerzahl erzeugt dagegen dauerhaft wiederkehrende Kosten, die über mehrere Jahre gerechnet häufig höher ausfallen. Die tatsächliche Gesamtsumme hängt von der individuellen Ausstattung, den Bestandsverkäufen und dem gewählten Abo-Anteil ab, ein Lizenzrechner hilft bei der konkreten Kalkulation.
Steuerliche Einordnung nur bei Bedarf
Wird die Abschreibung gebraucht erworbener Softwarelizenzen als Budgetfaktor berücksichtigt, gilt: Nach dem BMF-Schreiben vom 22.02.2022 kann Software steuerlich über eine Nutzungsdauer von einem Jahr sofort abgeschrieben werden. Dieser Hinweis ersetzt keine Steuerberatung, für die konkrete bilanzielle Behandlung sollte die Buchhaltung oder ein Steuerberater hinzugezogen werden.
Fazit
Das IT-Budget 2027 lässt sich heute schon belastbar planen, weil die wichtigsten Kostentreiber bereits bekannt sind: die M365-Preisrunde vom Juli 2026, die CAL-Suiten-Erhöhung vom August 2025, das neue Hotpatching-Abo für Windows Server 2025 und das Office-2021-Support-Ende im Oktober 2026. Mit einer Bestandsanalyse, gezielten gebrauchten Kauflizenzen, dem Verkauf ausgemusterter Lizenzen und einem Abo nur dort, wo es sich lohnt, lässt sich der Budgetdruck spürbar abfedern. Für Behörden mit Fokus auf Jahresend-Restbudgets gilt eine andere Ausgangslage, dazu mehr in unserem separaten Ratgeber IT-Budget Jahresende für Behörden.