Softwarekosten pro Arbeitsplatz: Die Modellrechnung für 25 Mitarbeiter

Wer die Softwarekosten pro Arbeitsplatz für die eigene Budgetplanung beziffern will, findet selten eine Zahl, die sich direkt nachrechnen lässt. Die meisten Kalkulationen bleiben vage, weil sie Editionen vermischen oder Neupreise mit Rabattaktionen verwechseln. Dieser Ratgeber rechnet stattdessen ein konkretes Beispiel für einen Betrieb mit 25 Mitarbeitern durch, Position für Position, auf Basis der aktuellen Lyzio-Preisliste, und stellt gebrauchte Kauflizenzen den Microsoft-Neupreis-Referenzen gegenüber.

Was zu den Softwarekosten pro Arbeitsplatz zählt

Für einen typischen Büroarbeitsplatz mit Windows-Client, Office-Paket und Zugriff auf einen zentralen Windows Server fallen mindestens drei Lizenzpositionen an: das Betriebssystem-Upgrade auf dem Client, die Office-Lizenz und eine Zugriffslizenz (CAL) für den Windows Server, über den Anmeldung, Dateifreigaben oder Druckdienste laufen. Betreibt das Unternehmen zusätzlich einen eigenen Mailserver, kommt eine Exchange-Server-CAL je Arbeitsplatz hinzu. Nicht eingerechnet sind in dieser Modellrechnung die Basis-Betriebssystemlizenz des Endgeräts selbst, Hardwarekosten und laufende Cloud-Abonnements wie Microsoft 365, da diese je nach Ausgangslage stark variieren.

Die Preisliste im Vergleich: gebraucht gegen Neupreis

Die folgende Tabelle zeigt die drei Kernpositionen je Arbeitsplatz, gebraucht bei Lyzio gegenüber der Microsoft-Neupreis-Referenz aus derselben Preisliste (Preisliste Stand September 2026, netto).

Schon bei diesen drei Positionen liegt die gebrauchte Variante mit 233,60 € netto je Arbeitsplatz deutlich unter der Neupreis-Referenz von 917 € netto. Das entspricht einer Ersparnis von 683,40 € je Platz beziehungsweise rund 74,5 Prozent gegenüber dem Neupreis, innerhalb des allgemein für Lyzio geltenden Rahmens von bis zu 80 % Ersparnis.

Beispielrechnung: 25 Arbeitsplätze hochgerechnet

Für einen Betrieb mit 25 Mitarbeitern, von denen jeder einen eigenen Client mit Windows-Upgrade, Office Standard und Zugriff auf den zentralen Server benötigt, ergibt sich folgendes Bild:

Die Differenz beträgt 17.085,00 € netto für den gesamten Betrieb, bei unveränderter Funktion der eingesetzten Software. Wer nur einzelne Positionen austauschen will, etwa nur die Server-CALs, kann die Tabelle oben entsprechend auf die relevanten Zeilen kürzen und die Rechnung anteilig fortführen.

Ein häufiger Fehler bei der eigenen Kalkulation ist, Editionen zu verwechseln oder pauschal die teuerste Variante anzusetzen. Bei Office etwa liegt die LTSC-2021-Professional-Plus-Edition bei 126,40 € netto gebraucht und damit nur wenig über der Standard-Edition mit 120,00 € netto, bietet aber zusätzliche Anwendungen wie Access und Publisher sowie Datenbankanbindung. Wer diese Funktionen nicht braucht, zahlt mit der Standard-Edition unnötig wenig zu viel für ungenutzte Funktionen, wer sie braucht, zahlt für Professional Plus nur einen geringen Aufpreis gegenüber Standard. Ähnliches gilt für die Windows-Server-CAL: Eine User CAL der Generation 2022 kostet 22,40 € netto gebraucht, eine CAL der Generation 2019 dagegen nur 11,20 € netto, wenn der eingesetzte Server diese ältere Generation noch unterstützt. Vor der eigenen Kalkulation lohnt sich deshalb ein kurzer Blick in den tatsächlichen Bestand: Welche Server-Version läuft aktuell, welche Office-Funktionen werden im Tagesgeschäft wirklich genutzt, und welche Windows-Generation ist auf den vorhandenen Geräten bereits installiert. Diese drei Fragen entscheiden stärker über die Endsumme als jede pauschale Faustregel.

Die Modellrechnung in diesem Ratgeber setzt bewusst auf aktuelle, weiterhin unterstützte Produktgenerationen, um eine realistische Ausgangslage für einen Betrieb abzubilden, der seine Softwareausstattung jetzt plant. Wer stattdessen noch ältere, aber für ein Übergangsszenario ausreichende Generationen einsetzt, kann die Summe je Arbeitsplatz nach demselben Prinzip mit den entsprechenden Zeilen aus der Preisliste weiter senken.

Mit Exchange-CAL: Wenn ein eigener Mailserver dazukommt

Betreibt das Unternehmen zusätzlich einen eigenen Exchange Server, kommt je Arbeitsplatz eine Exchange Server 2019 Standard User CAL mit 27,20 € netto gebraucht gegenüber 89 € netto Neupreis-Referenz hinzu. Für den 25-Mitarbeiter-Betrieb ergibt sich damit folgende erweiterte Rechnung, siehe auch unseren separaten Ratgeber zur Server-CAL-Lizenzierung für die Grundlagen dieser Zugriffslizenzen.

Auch mit der zusätzlichen Position bleibt die Ersparnis mit rund 74,1 Prozent nahezu unverändert, da alle drei bis vier Positionen anteilig in einem ähnlichen Preisverhältnis zueinanderstehen. Eine erste Einschätzung, welche Positionen im eigenen Bestand tatsächlich fehlen, liefert unsere Lizenz-Bestandsanalyse.

Wo diese Rechnung an ihre Grenzen stößt

Die Modellrechnung bildet ausschließlich On-Premises-Kauflizenzen ab, die als Bündel selbstständig nutzbarer Einzelplatzlizenzen gemäß dem Erschöpfungsgrundsatz (EuGH, Rechtssache C-128/11) rechtmäßig weiterverkauft werden dürfen. Nicht enthalten sind die Basis-Betriebssystemlizenz eines neuen Geräts, Hardwarekosten, Software Assurance sowie laufende Kosten für Cloud-Dienste wie Microsoft 365, die sich je nach vorhandener Infrastruktur und gewünschtem Funktionsumfang stark unterscheiden. Wer Cloud- und Kauflizenz-Anteile im eigenen Betrieb kombinieren möchte, findet dazu Grundlagen in unserem Ratgeber zur hybriden Lizenzierung von M365 und Kauflizenz. Eine grobe Orientierung für das eigene Szenario liefert außerdem unser Lizenzrechner, eine Einordnung in die Gesamtplanung fürs kommende Jahr unser Ratgeber zum IT-Budget 2027 für Softwarekosten.

Für die Budgetplanung selbst empfiehlt es sich, die Positionen aus dieser Modellrechnung als feste Kalkulationsgrundlage zu verwenden und lediglich die tatsächliche Arbeitsplatzzahl sowie die benötigten Editionen anzupassen. So bleibt die Kalkulation auch dann belastbar, wenn sich die Mitarbeiterzahl im Jahresverlauf ändert, ohne dass jedes Mal eine neue Preisrecherche nötig wird.

Fazit: Feste Positionen statt Pauschalschätzung

Softwarekosten pro Arbeitsplatz lassen sich seriös nur anhand konkreter Produktpositionen kalkulieren, nicht als pauschale Faustregel. Für den durchgerechneten 25-Mitarbeiter-Betrieb sinken die Kosten für Windows-Upgrade, Office Standard und Server-CAL von 22.925 € auf 5.840 € netto, wenn statt Microsoft-Neupreisen geprüfte gebrauchte Volumenlizenzen eingesetzt werden. Einen Überblick über passende Produktkategorien für die eigene Beschaffung bietet unsere Übersicht zu gebrauchter Business-Software.