Digitale Souveränität Software Behörden: Der pragmatische Mittelweg

Das Thema digitale Souveränität Software Behörden ist seit den Ankündigungen aus Schleswig-Holstein spürbar in der öffentlichen Diskussion angekommen. Verwaltungen und Unternehmen fragen sich gleichermaßen, wie sie Datenhoheit, Kostenkontrolle und Unabhängigkeit von einzelnen Anbietern erreichen können, ohne ihre komplette IT-Landschaft auszutauschen. Dieser Ratgeber ordnet die belegten Fakten ein und zeigt, warum ein On-Premises-Betrieb mit dauerhaften, auch gebrauchten Kauflizenzen für viele Behörden und Mittelständler der pragmatischere Weg ist als ein vollständiger Systemwechsel.

Warum digitale Souveränität gerade jetzt Thema ist

Die Landesregierung Schleswig-Holstein meldete per Pressemitteilung vom 4. Dezember 2025, fast 80 Prozent der Arbeitsplätze außerhalb der Steuerverwaltung auf LibreOffice umgestellt zu haben, Microsoft Office und Outlook wurden dort größtenteils deinstalliert. Vorausgegangen war die Migration von rund 44.000 E-Mail-Postfächern auf Open-Xchange. Als Ergebnis nennt das Land eine erwartete Einsparung von über 15 Millionen Euro jährlich ab 2026, dem stehen rund 9 Millionen Euro einmalige Investitionskosten im gleichen Jahr gegenüber. Ziel ist, bis Ende 2026 rund 30.000 Landes-PCs auf Open-Source-Software umgestellt zu haben. Dieses Beispiel zeigt vor allem eines: Verwaltungen prüfen aktiv, wie sie Abhängigkeiten von einzelnen Software-Anbietern reduzieren können, unabhängig davon, ob der eigene Weg am Ende genauso radikal ausfällt wie in Schleswig-Holstein. Für die verbleibenden rund 20 Prozent der Arbeitsplätze, darunter die Steuerverwaltung, nennt die Pressemitteilung des Landes ausdrücklich noch keinen festen Umstiegstermin, sondern lediglich in Erarbeitung befindliche Anpassungspfade für die kommenden Monate. Das zeigt: Selbst ein Land, das sich sehr weitreichend von Microsoft-Standardsoftware löst, tut dies schrittweise und behält für einen Teil der Arbeitsplätze bewusst Optionen offen, statt eine pauschale Alles-oder-nichts-Entscheidung zu treffen.

Was Microsoft selbst zur Souveränität sagt

Microsoft reagiert auf die Souveränitätsdebatte unter anderem mit der EU Data Boundary: Der phasenweise Rollout über Microsoft 365, Dynamics 365, Power Platform und Azure ist seit Februar 2024 im Kern abgeschlossen und soll sicherstellen, dass Kundendaten innerhalb der EU verarbeitet und gespeichert werden. Gleichzeitig weist Microsoft selbst darauf hin, dass der US CLOUD Act auch für in der EU gehostete Daten ein Restrisiko darstellt, Microsoft hat zugesagt, behördliche Anfragen aus den USA rechtlich anzufechten und Kunden nach Möglichkeit zu informieren, eine vollständige Ausschlussgarantie besteht damit aber nicht. Ergänzend arbeitet die Branche an souveränen Cloud-Angeboten speziell für die öffentliche Verwaltung, diese Vorhaben befinden sich derzeit im Aufbau und sind für eine belastbare Bewertung noch zu früh. Für die tägliche Praxis in Behörden und Unternehmen bedeutet das: Ein souveränes Cloud-Angebot speziell für die öffentliche Verwaltung kann in Zukunft eine zusätzliche Option werden, ersetzt heute aber noch keine belastbare Entscheidung über den Betrieb der eigenen Systeme.

Digitale Souveränität ist kein Alles-oder-nichts

Zwischen dem kompletten Verbleib in der Microsoft-Cloud und einem vollständigen Umstieg auf Open-Source-Software wie in Schleswig-Holstein liegt ein breites Spektrum an Möglichkeiten. Digitale Souveränität lässt sich auch erreichen, indem eine Organisation ihre bestehende, vertraute Software weiterhin nutzt, sie aber im eigenen Rechenzentrum betreibt statt in der Public Cloud, und sie dauerhaft lizenziert statt fortlaufend abonniert. Dieser Weg vermeidet den erheblichen Migrations- und Schulungsaufwand eines kompletten Systemwechsels, reduziert aber gleichzeitig die Abhängigkeit von externer Cloud-Infrastruktur und wiederkehrenden Abo-Zahlungen.

On-Premises mit Kauflizenzen: Der pragmatische Mittelweg

Ein On-Premises-Betrieb bedeutet, dass Server und Anwendungen im eigenen Rechenzentrum oder bei einem selbst gewählten Hosting-Partner laufen, statt in der Cloud eines einzelnen Anbieters. In Kombination mit dauerhaften Kauflizenzen entsteht daraus ein Betriebsmodell, das drei zentrale Vorteile vereint: Die Daten bleiben im eigenen Haus, es entsteht keine laufende Abo-Abhängigkeit, und die Kosten sind über die Nutzungsdauer der Lizenz vollständig planbar. Wer zusätzlich auf gebrauchte Kauflizenzen setzt, senkt die Einstiegskosten für diesen Weg erheblich gegenüber dem Neukauf, ohne bei Funktionsumfang oder Rechtssicherheit Abstriche zu machen. Auch mit Blick auf den Vendor-Lock-in zahlt sich der eigene Betrieb aus: Eine dauerhafte Kauflizenz bindet ein Unternehmen nicht an fortlaufende Vertragsverlängerungen eines einzelnen Cloud-Anbieters. Für Behörden kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Vergaberechtlich lässt sich ein On-Premises-Betrieb mit dokumentierten Kauflizenzen ebenso ausschreiben wie jede andere IT-Beschaffung, ohne dass ein Wechsel des Betriebsmodells zusätzliche Abhängigkeiten von einem einzelnen Cloud-Anbieter schafft.

Gebrauchte Lizenzen senken die Einstiegskosten

Sowohl Behörden als auch mittelständische Unternehmen können den Einstieg in einen souveränen On-Premises-Betrieb mit gebrauchten Kauflizenzen deutlich günstiger gestalten als mit Neulizenzen. Die folgende Tabelle zeigt zwei Beispielpositionen aus dem Lyzio-Bestand, alle Preise netto (Preisliste Stand August 2026, netto):

Für eine kleinere Kommunalverwaltung oder einen Mittelständler mit beispielsweise drei Servern und 50 Office-Arbeitsplätzen ergibt sich daraus eine einmalige Investition von rund 216,00 € für die Server-Lizenzen und rund 11.450,00 € für die Office-Ausstattung, zusammen rund 11.666,00 € netto für eine dauerhafte, vollständig im eigenen Haus betriebene Grundausstattung, ohne wiederkehrende Lizenzkosten für diese Komponenten in den Folgejahren. Über das gesamte Lyzio-Sortiment hinweg liegt die Ersparnis gegenüber dem jeweiligen Microsoft-Neupreis je nach Produkt und Generation bei bis zu 80 Prozent, für die konkrete Server- und Office-Ausstattung in diesem Beispiel bewegt sie sich im mittleren zweistelligen Bereich. Wie Sie den bestehenden Bestand systematisch erfassen, bevor Sie in eine On-Premises-Strategie investieren, zeigt unser Ratgeber zur Rückverlagerung aus der Cloud, für die vergaberechtlichen Rahmenbedingungen bei gebrauchter Software lohnt sich der Blick in unseren Ratgeber zur öffentlichen Vergabe von Gebrauchtsoftware.

Fazit

Das Beispiel Schleswig-Holstein zeigt, dass Verwaltungen bereit sind, aktiv aus bestehenden Abhängigkeiten auszusteigen, wenn Kosten- und Souveränitätsargumente überzeugen. Für Behörden und Unternehmen, die nicht den kompletten Software-Wechsel gehen wollen oder können, bietet ein On-Premises-Betrieb mit dauerhaften, auch gebrauchten Kauflizenzen einen pragmatischen Mittelweg: Daten im eigenen Haus, keine Abo-Abhängigkeit, volle Kostenkontrolle. Speziell für den öffentlichen Sektor bündelt unsere Seite für Behörden die passenden Angebote. Bei Lyzio erhalten Sie die dafür benötigten Windows-Server- und Office-Lizenzen als geprüfte Gebrauchtsoftware mit vollständiger Dokumentation.