Wer Windows Server lizenziert hat, kennt das Prinzip aus Cores und CALs, unser Ratgeber Windows Server richtig lizenzieren erklärt die Grundlagen. Bei Exchange und SQL Server wird es eine Stufe komplexer: Exchange kennt zwei CAL-Stufen, SQL Server gleich zwei grundverschiedene Lizenzmodelle. Fehleinschätzungen werden hier schnell teuer, in beide Richtungen: Unterlizenzierung rächt sich im Audit, Überlizenzierung im Budget.
Dieser Ratgeber bringt Ordnung in beide Modelle und zeigt, wo Gebrauchtlizenzen das größte Sparpotenzial bieten.
Exchange Server: Server-Lizenz plus CALs
Der eigene Mailserver folgt dem klassischen Server+CAL-Modell: Sie benötigen erstens eine Serverlizenz pro Exchange-Installation und zweitens eine Zugriffslizenz (CAL) für jeden Nutzer oder jedes Gerät, das auf den Server zugreift.
Standard oder Enterprise, zweimal entscheiden
Die Wahl stellt sich auf zwei Ebenen unabhängig voneinander:
Serverlizenz: Die Standard-Edition deckt kleinere Umgebungen mit begrenzter Datenbankanzahl ab; Enterprise erlaubt deutlich mehr Datenbanken pro Server. Für die meisten KMU genügt Standard.
CALs: Die Standard-CAL deckt die Grundfunktionen ab, E-Mail, Kalender, Kontakte, Outlook-Zugriff. Die Enterprise-CAL ist ein Zusatz (Add-on) zur Standard-CAL für erweiterte Funktionen wie bestimmte Compliance- und Archivierungsfeatures. Wichtig: Enterprise-CALs ersetzen Standard-CALs nicht, sie ergänzen sie.
User CAL oder Device CAL?
Wie beim Windows Server gilt: User CALs lizenzieren Personen (sinnvoll bei mehreren Geräten pro Mitarbeiter, PC, Notebook, Smartphone), Device CALs lizenzieren Geräte (sinnvoll bei Schichtbetrieb mit geteilten Arbeitsplätzen). In typischen Büroumgebungen mit Mobilgeräten sind User CALs fast immer die richtige Wahl.
SQL Server: Zwei Modelle zur Wahl
SQL Server bietet zwei grundverschiedene Lizenzierungswege:
Modell 1: Server + CAL
Wie bei Exchange: eine Serverlizenz plus eine CAL pro zugreifendem Nutzer oder Gerät. Geeignet, wenn die Zahl der Nutzer bekannt und überschaubar ist, etwa die interne Warenwirtschaft mit 25 Anwendern.
Modell 2: Core-Lizenzierung
Lizenziert wird die Rechenleistung: alle physischen Kerne des Servers, mit einer Mindestanzahl pro Prozessor, verkauft in Core-Paketen. Dafür entfallen die CALs komplett, die Zahl der Nutzer ist unbegrenzt. Nötig ist dieses Modell immer dann, wenn die Nutzerzahl nicht zählbar ist, etwa bei Webanwendungen mit externem Zugriff.
Die Faustregel
Zählbare interne Nutzer → Server+CAL rechnen. Unzählbare oder externe Nutzer → Core-Modell. Bei wachsender Nutzerzahl gibt es einen Break-even, ab dem Core günstiger wird, rechnen Sie beide Varianten durch, bevor Sie kaufen.
Beispielrechnung: 25 Mitarbeiter, Mail und Datenbank
Vereinfachtes Beispiel mit den Versionen Exchange Server 2019 und SQL Server 2019, alle Preise netto, Stand August 2026 (Listenpreise bzw. Lyzio-Shop-Preise).
Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern betreibt einen eigenen Exchange Server und eine interne SQL-Datenbank für die Warenwirtschaft. Jeder Mitarbeiter nutzt PC und Smartphone → User CALs.
Exchange neu: 1 × Exchange Server 2019 Standard 1.049 € + 25 × Exchange 2019 User CAL à 89 € (2.225 €) = 3.274 €
SQL Server neu (Server+CAL, da 25 zählbare interne Nutzer): 1 × SQL Server 2019 Standard 999 € + 25 × SQL 2019 User CAL à 219 € (5.475 €) = 6.474 €
Gesamt neu: 9.748 €, als dokumentierte Gebrauchtlizenzen aus unserem Shop (Exchange 222,40 € + 25 CALs à 27,20 €; SQL 317,60 € + 25 CALs à 62,40 €): 2.780 €, eine Ersparnis von rund 71 %. Gerade Server-Produkte und CALs bieten auf dem Zweitmarkt die höchsten absoluten Einsparungen, weil die Listenpreise hoch und die Produkte über Versionen hinweg stabil einsetzbar sind.
Warum gerade Server-Lizenzen gebraucht kaufen?
Drei Gründe sprechen dafür: Erstens ändern sich Server-Workloads langsam, eine bewährte Vorversion erfüllt den Zweck oft genauso wie die neueste. Zweitens stammen gebrauchte Server-Lizenzen fast immer aus gut dokumentierten Volumenverträgen (Hintergründe in unserem Artikel zu Volumenlizenzen aus zweiter Hand). Drittens ist die Ersparnis absolut am größten, wo die Listenpreise am höchsten sind. Voraussetzung bleibt die lückenlose Rechtekette, siehe unser Grundlagenartikel zur Rechtssicherheit.
Fazit
Exchange folgt dem Server+CAL-Prinzip mit zweistufigen CALs, SQL Server stellt Sie vor die Wahl zwischen CAL- und Core-Modell. Wer seine Nutzerstruktur kennt, lizenziert punktgenau, und spart mit dokumentierten Gebrauchtlizenzen dort am meisten, wo Neupreise am höchsten sind.